Workflow není zaklínadlo

11. Čvc 2019 | Aktuálně

Workflow – dnes velmi módní pojem. Často se používá, ale ne vždy si pod ním lidé vybavují něco konkrétního. A tak ho vysvětlíme. Pro systém myTEAM je totiž zásadní, patří k jeho řešení naprosto neodmyslitelně. V překladu do češtiny znamená „pracovní postup“. Proč je to tedy slovo, které se skloňuje až v posledních několika letech? Copak předešlé verze informačních systémů neměly pracovní postupy?

Ale nejprve definice. Workflow chápeme jako jasně a srozumitelně určený způsob reakce informačního systému na přesně daný stav a hodnoty v evidenci (tedy opět definované v konkrétní agendě – tabulce informačního systému). Systém může reagovat například posláním e-mailu, vygenerováním úkolu nebo změnou stavu záznamu nebo u nějakého záznamu změnit barvu a zvýraznit jej.

Nehlídejte, co zvládne systém sám.

Užitečná je třeba reakce informačního systému na nedodržené termíny splatnosti faktur. Systém přitom nemusí pouze vygenerovat další informační e-mail, ale zvládne vytvořit úkol odpovědnému obchodníkovi, který má situaci okamžitě řešit. Anebo může systém rovnou automaticky zablokovat partnera pro expedici, čímž nebude klient schopen odebrat další zboží a dlužit vám více.

V takových případech přichází ke slovu workflow. Pokud máme vhodný nástroj, můžeme říct, na jaký stav chceme reagovat a co se má při plnění podmínek stát. Pak už pracovní postup takzvaně „vypublikujeme“ a další nástroj se pravidelně postará o vyhodnocení, zda ke spouštěcímu stavu došlo.

Chceme, abyste nemuseli tak často „chodit“ do systému a spouštět informační sestavy, zda vám někdo z klientů nedluží nebo jestli není velká objednávka nevyřízená. Prostě se snažíme, abyste nemuseli vy a vaši lidé hlídat něco, co systém zvládne sám. Stačí, když zkušenosti a postupy svěříte workflow, a usnadníte si život. Není to zaklínadlo, ale další užitečný pomocník.

 

Další články:

Chcete být v obraze? Odebírejte náš newsletter.

Kontaktujte nás