myTEAM® software 21. století
Přišel čas posunout vaši firmu do digitální éry! Zjistěte, jak vám
produkt myTEAM® pomůže fungovat efektivně a hlavně odkudkoliv.
myTEAM® jsme uvedli na trh v roce 2014 a od té doby jej stále zdokonalujeme. Na počátku stála naše vlastní potřeba narovnat vnitrofiremní procesy a zkrotit obíhající dokumenty. Pak začaly přicházet další rozsáhlé projekty pro větší společnosti, s řadou požadavků na individuální zákaznické úpravy a propojení s dalšími informačními systémy.
Ovšem digitalizovat klíčové procesy, a to rychle a s ohledem na ekonomickou návratnost, potřebujete, ať už jste menší nebo větší firma Proto jsme na základech robustního ENTERPRISE řešení vystavěli standardizovaný produkt myTEAM® CLOUD. Ten můžete začít využívat okamžitě – bez velkých formalit a projektového řízení.
myTEAM® toho zvládne opravdu hodně:
Výborně ošetří ty nejběžnější agendy ve firmě – řízení dokumentů, projekty, úkoly ...
Nasazení je rychlé – verzi cloud začnete využívat v řádů dnů a bez velkých formalit.
Náklady na provoz můžete řešit i měsíčním nájmem.
Nejsou třeba žádné složité smlouvy ani dlouhodobé závazky.
Moduly i uživatele můžete flexibilně rozšiřovat dle potřeby.
myTEAM® – nástroj pro digitalizaci firmy
Vyberte si, co potřebujete řešit nejvíce
Správa dokumentů
Sdílené složky jsou minulostí. Používejte moderní nástroj na řízení životního cyklu dokumentů. Mějte pořádek ve smlouvách, směrnicích i jiných typech dokumentů!
Vytěžování dokumentů
Pro automatické vytěžování (rozpoznávání) požadovaných údajů z naskenovaných a elektronických dokumentů využíváme aplikaci DOCU-X OCR. Díky tomu vám odpadá nutnost přepisování údaje z dokumentů.
Sdílení
Podporujeme spolupráci mezi týmy. Dokumenty libovolné velikosti lze sdílet, aniž byste museli posílat e-maily. Díky funkci rezervace dokumentu jej můžete uzamknout pro změny, nebo naopak na dokumentu spolupracovat s kolegy.
Úložiště dokumentů
Všechny dokumenty jsou spolehlivě uložené na jednom místě. Oprávněné osoby k nim mají přístup odkudkoliv. Díky systému verzování již nikdy nebudete hledat platnou verzi dokumentu anebo pátrat po předchozích verzích.Každý dokument je vybaven sadou průvodních znaků (metadat), podle kterého lze snadno třídit a vyhledávat.
Třídění a vyhledávání
Jakýkoliv dokument lze snadno vyhledat podle celé řady parametrů. Systém se postupně učí a podle vaší historie vyhledávání postupně rychleji nabídne, co hledáte. Využíváme nejmodernější vyhledávací technologii Elastic Search®. Nejoblíbenější vyhledávání nebo třídění si můžete pohodlně uložit.
Hlídání platnosti
Náš systém sám automaticky hlídá klíčové parametry spjaté s dokumenty – třeba blížící se konec platnosti, termín archivace či skartace. Díky propojení se systémem úkolů se tato informace dostane ve formě automaticky generovaného úkolu včas k zodpovědné osobě.
Přístupy a oprávnění
Silnou stránkou našeho DMS řešení je propracovaný systém oprávnění přístupu k různým typům dokumentů podle organizační struktury a potřeb firmy. Oprávnění lze dočasně rozšířit a přes úkoly přidat přístup k dokumentu i dalším uživatelům. Po vypršení termínu systém sám oprávnění opět odebere.
Automatické procesy
DMS myTEAM® je skvělým pomocníkem při automatizaci rutinních procesů pomocí tzv. workflow. Systém pak místo lidí spolehlivě hlídá termíny, upozorňuje na nutnost archivace nebo obnovení dokumentu a podobně.
K dispozici jsou nástroje pro snadné definování potřebných procesů (workflow) nad dokumenty a generování s nimi souvisejících úkolů.
Proces vzniku
Jako volitelný doplněk k základnímu systému řízení dokumentů lze dodat funkcionalitu procesu schvalování. Nastavte si podle organizační struktury vaší firmy (podpisový řád) proces připomínkování či schvalování dokumentů. Přes modul úkolů dostanou všechny zodpovědné osoby výzvu automaticky a včas.
Práce na dálku
myTEAM® je ideální nástroj pro řízení celého týmu, který pracuje z různých míst. Každý z členů týmu se díky přehlednému dashboardu rychle zorientuje ve svých úkolech, i v úkolech delegovaných či zadaných kolegům. Veškeré firemní dokumenty i jejich verze jsou přístupné a dohledatelné odkudkoli.
Sdílení informací, úkolů a termínů
S využitím konceptu úkolů, který propojuje všechny moduly myTEAM®, vědí všichni členové projektu, kdo má na čem pracovat a s jakými termíny. Projektový manažer i sponzor vidí všechny úkoly najednou v projektovém dashboardu. K úkolům lze připojit odkaz na dokumenty v DMS.
Vše pro úspěch projektu
Na jednom místě máte všechny nástroje pro úspěšné zahájení a vedení projektu: nastavení projektového týmu a úroveň oprávnění jednotlivých členů, seznam projektových činností (PBS), nastavení a hlídání rozpočtu, i evidence rizik a jejich předcházení. Dokumenty k projektu se ukládají v DMS. Všechny informace k projektu i seznam úkolů a termínů najdete v přehledném dashboardu.
Odstranění rutiny
Systém automaticky hlídá termíny a upozorňuje na blížící se datum splnění úkolu. Stejně tak dokáže reportovat stav plnění úkolů týmu, anebo úkoly po termínu. Už nemusíte složitě hledat v e-mailech nebo zápisech z porad, ani pátrat po tom, zda byl úkol zadán a splněn. Systém vše transparentně hlídá za vás.
Řízení rizik a sledování financí
U větších projektů je velmi důležité evidovat možná rizika a podnikat kroky k jejich odstranění nebo snížení dopadu. S myTEAM® můžete účinně rizika řídit a minimalizovat jejich dopady. myTEAM® vám umožní vyhodnocovat plnění cílů projektu, nákladů, termínů a jiných závazků. Průběžně sledujete finanční a obchodní plán projektu a máte tedy kontrolu nad úspěšnou realizací projektu. Celý proces je jasný a transparentní.
Efektivní porady
Porady jsou integrální součástí každého projektu. myTEAM® obsahuje modul pro řízení porad (nejen projektových). Průvodce poradou vám pomůže se sestavením agendy a rezervací zdrojů. Zápis z porady lze pořídit online rovnou během porady a vygenerovat všem účastníkům automaticky. Úkoly z porady se zobrazí v centrálním úkolovníku.
Šablony projektů
Náš nástroj je určen pro úspěšné řízení projektů pro každého, nikoliv jen zkušené projektové manažery. Jako užitečného průvodce můžete využít některou z předchystaných šablon pro nejběžnější typy projektů, která vychází z osvědčené projektové metodiky.
Ekonomické procesy
S myTEAM® snadno zautomatizujete veškeré rutinní procesy ve firmě. Revidujte smlouvy, schvalujte objednávky a faktury, využívejte úkoly a digitální podatelnu. Získáte lepší přehled o vnitrofiremních procesech, ale hlavně víc času na odbornou práci a vedení lidí.
Šablony a metodika
Nejběžnější typy obchodních dokumentů, jako jsou smlouvy, objednávky vydané a faktury přijaté, máme zpracované ve formě ucelených šablon s metodikou. Nemusíte tak nastavovat žádná další data, a snadno získáte nástroj na ukládání a správu dokumentů a řízení jejich životního cyklu. Pomocí úkolů lze v aplikaci zajistit, že nepřeskočíte žádného schvalovatele v procesu.
Vzájemné propojení
Během životnosti smlouvy k ní můžete přiřadit objednávky, faktury, jiné smlouvy nebo ji lze odeslat přes podatelnu obchodnímu partnerovi či do registru smluv. Pomocí faktur můžete uskutečňovat finanční plnění smlouvy, vše je přehledně zobrazeno v grafech. Takto lze sledovat například dodavatelské smlouvy nebo smlouvy o službách.
Neustálý dohled
myTEAM® hlídá všechny obchodní dokumenty v systému a kontroluje jejich platnost nebo nastavené revize. Na hlavičce si totiž lze nastavit krom klasického hlídání platnosti také periodické revize. Pokud např. smlouvě dochází platnost, pak je správce smluv upozorněn a může rozhodnout o jejím prodloužení, revizi nebo ukončení.
Personalistika a provoz
Systém řídí procesy pomocí automatických úkolů doplněných o notifikace. Zaveďte elektronické žádanky o nepřítomnost, cestovní příkazy, zadávejte interní požadavky. myTEAM si poradí také se správou nemovitostí a vašeho vozového parku.
Potvrzení seznámení
myTEAM® zajišťuje proces seznámení se směrnicemi v závislosti na příslušných rolích. Generuje úkol k přečtení vždy pouze na relevantní skupinu osob nebo jednotlivce. Šetří čas a snižuje riziko finančních pokut při auditech a inspekcích.
Rychlý nástup nových zaměstnanců
Pomáháme zrychlit proces nástupů zaměstnanců do společnosti i při změně pozice. Pomocí promyšleného workflow se novému kolegovi automaticky vygenerují hned při nástupu všechny směrnice, se kterými se má seznámit.
Schválení dovolené na jeden klik
Žádanky o nepřítomnost i jejich schvalování jsou v systému myTEAM® řešeny elektronicky a maximálně automatizovaně. Nebudete tedy trávit čas či utrácet peníze za práci, kterou může systém udělat za vás. Samozřejmostí je napojení na úkolovník, díky kterému budete mít nad stavem žádanek neustále přehled.
Management požadavků
Díky automatizované definici se požadavky prioritizují a zaměstnanci mají jasno, kdy a co mají řešit. Modul Service Desk podporuje libovolný počet skupin, které požadavky řeší, takže požadavky na základě své kategorie přistanou vždy na správném stole.
Pravidelné kontroly
U nemovitostí je možno evidovat libovolný počet plánovaných revizí, které v pravidelných intervalech vytvářejí úkoly na správce. Správcem může být zaměstnanec vaší společnosti nebo externí firma. V druhém případě si pouze zkontrolujete, že se revize opravdu provedla. Pokud je třeba, lze k takové revizi založit i ad hoc úkol pro jakýkoliv případ.
