Rozdělení rolí na pracovní poradě

Byť je příprava na poradu velmi důležitá, klíčová je realizace. Popíšeme si základní rozdělení rolí na poradě.

Organizátor

Osoba, která poradu naplánovala. Měla by:

• Udržovat téma vzhledem k probíranému bodu programu.
• Usměrňovat zbytečné diskuze na poradě.
• Ověřovat to, co zapisovatel uvádí do zápisu, a pomáhat mu zápis formulovat.

Zapisovatel

Osoba, která tvoří oficiální zápis z porady. Měla by:

• Ve spolupráci s organizátorem ověřovat zapsané informace.
• Pokud nerozumí nebo nepostřehne myšlenku, znovu se doptat a korektně ji zapsat.
• Publikovat zápis z porady po jejím ukončení.

Často slýcháme argument, že nejsou prostředky na to, aby na každé poradě byl ještě zapisovatel. Toto není tak úplně potřeba, většinou postačí, když je do role zapisovatele zvolen jeden z účastníků.

Účastník

Měl by respektovat autoritu vyplývající z role organizátora. Jako organizátor byste však měli pečlivě zvážit, koho na poradu zvete a zda bude jeho přítomnost přínosem. Nezapomeňte účastníky dopředu informovat o bodech programu, a pokud je to potřeba, tak také o potřebné přípravě. O tom, jak se na poradu připravit, se dočtete více v článku Jak na přípravu porady.

Na poradě vznikají zpravidla tři typy výstupů, a to úkoly, informace a rozhodnutí. Elektronický zápis těchto výstupů agenda Řízení porad značně zefektivňuje, protože zapisovatele vede údaji, které je nutné vyplnit, aby například úkol dával smysl a dalo se na něm začít pracovat. Stejné je to u rozhodnutí a informací.

Jak správně zpracovat výstupy z porad? O tom se dočtete v dalších článcích:

• Celý pracovní proces je plnění úkolů
• Pryč s papírovými zápisky

​