Celý pracovní proces je plnění úkolů

“Nezapomeň mi schválit ten cesťák,“ volá na vás kolega ráno na chodbě. Pak otevřete e-mail a už se to na vás řítí: tohle je třeba vyřešit, přeposlat, zadat, termín už hoří. Úkoly a zase úkoly.

Celý pracovní proces je bez nadsázky plnění úkolů. Je ale až s podivem, jak málo sofistikované nástroje jsou využívány pro zadávání, sledování a vyhodnocování úloh středního a vrcholového managementu. Tedy ve srovnání s pokročilými systémy, které řídí plánování výroby, predikci poptávky, sklady, logistiku…

Mohlo by se zdát, že i přes absenci těchto nástrojů v mnoha firmách vše funguje. Že kolující e-maily a zápisy z porad ve Wordu nebo v Excelu vlastně stačí. Nezřídka je to však vykoupeno tvrdou prací a vynaloženým časem manažerů, kteří opakovaně upomínají své kolegy mailem, esemeskami, telefonáty a pracně zjišťují stav úkolů. Čas zabírají i zdlouhavé porady, kdy členové týmu jednou úkol nepochopí, podruhé na něj zapomenou, potřetí čekají na podklady.

Jednoduché řešení nastíněných problémů přináší řešení myTEAM® a jeho centrální úkolovník pro každého pracovníka:

• úkoly třídí na ty, které zadáváte, a ty, které plníte, hlídá za vás termíny;
• ke každému úkolu lze připojit jakýkoli soubor nebo odkaz;
• úkoly vyplývající z opakujících se firemních procesů se generují automaticky;
• a hlavně – každý vidí všechny své úkoly na jednom místě a nemusí je pracně vyhledávat v několika systémech.

Věci se s myTEAM® dávají do pohybu. Lidé se svými úkoly začínají více zabývat. Porady už nejsou nekonečným čtením zadaných úkolů, ale zaměří se na skutečné řešení problémů. Že je to příliš krásné, než aby to fungovalo? Nikoli. Stačí, aby iniciátorem změny bylo samo vedení společnosti. Je třeba překonat vstupní nedůvěru a kritický čas, kdy si organizace na novou metodu práce zvyká. Přesně zadané úkoly, s jasným termínem, správně určeným řešitelem a kontrolou jsou totiž klíčem k úspěchu.

TIP: Centrální úkolovník zásadně zefektivní a zrychlí i zaučování nových kolegů. Ke konkrétním pracovním pozicím jsou přiřazeny související procesy a úkoly a předávání agendy tak není zcela závislé na jednotlivci.

A o tom, jak vyzrát na dlouhé, nudné a často neefektivní porady, se dočtete v dalších článcích!

Jak na přípravu pracovní porady?
Rozdělení rolí na pracovní poradě
PUBLIKUJEME: Úspěch stojí na úkolech (IT Systems 11/2017)