Porady staré jako lidstvo samo

Kolik času strávíme na poradách a schůzích? Podle statistik jsou to až dva roky života! Nikdo z nás si tento údaj pravděpodobně neověří, ale často v duchu odpočítáváme vteřiny, které nás dělí od událostí, na které se těšíme.

Porady jsou součástí každé společnosti už od nepaměti. Jakákoliv schůzka dvou a více osob svolaná za konkrétním cílem může být považována za poradu. Cíl i obsah porad může být různý, lze je rozdělit na schůzky k identifikaci problémů s ambicí tyto problémy vyřešit, porady k předání informací z jiných porad a schůzek, případně k zadání úkolů. Často bývají nastaveny tak, že se pravidelně opakují, je totiž důležité sledovat pokrok ve stanovených cílech a vývoj v čase. Měřitelnost výstupů a výsledků je samozřejmou potřebou.

Obecně vzato se jedná o jeden z nejdůležitějších komunikačních prostředků ve společnostech dnešní doby. Mnohdy je snadnější se krátce sejít, i kdyby na pět minut, a probrat, co je potřeba. Výstupy jsou většinou okamžité, nenahraditelné jsou skupinové diskuze, které jsou velmi účinným nástrojem pro analýzu a kreativitu, pokud jsou dobře moderovány a řízeny.

Žijeme v rychlé době, a tak se spousta věcí děje telefonicky, elektronicky, s využitím různých chatovacích nástrojů nebo sociálních sítí. Mnoho lidí upřednostňuje pro výměnu informací e-mail, protože mají pocit, že je stojí méně úsilí. E-mailová komunikace může být samozřejmě velmi efektivním komunikačním nástrojem, ale pokud se do diskuze zapojí více osob, může být výsledek právě opačný. Sledovat myšlenkový tok u desítek navazujících zpráv bez jasného závěru se stane neřešitelným úkolem. Zorganizovat poradu může být pro danou chvíli vhodnější. Identifikovat tento okamžik je umění jako každé jiné a je potřeba se ho učit celý život.

Hodiny odpočítávají čas nezávisle na tom, zda se nám to hodí nebo ne. Je tedy na nás, abychom jej maximálně využili a nezdržovali se tím, co pro nás není užitečné ani zábavné. Čas strávený na poradách je obvykle vnímán jako nutné zlo, s vhodnými nástroji se ale může proměnit v efektivně využité setkání, které urychlí rozhodování do budoucna. Řešení myTEAM® vám poskytne podporu při organizaci schůzky, plánování i vyhodnocení výstupů, úspěšný průběh porady pak závisí na vás a vaší přípravě na ni.

Poradu jsme rozdělili do tří základních rovin životního cyklu:

1. Přípravná rovina
2. Realizační rovina
3. Evidenční rovina

► Jak se postavit k plánování a vedení porad tak, aby pro vás nebyly ztrátou času? Přečtěte si naše doporučení v dalších článcích.

• Rizika špatně připravené porady
• Neutíká vám čas na poradách mezi prsty?
• Rozdělení rolí na pracovní poradě