Rizika špatně připravené porady

12. Čvn 2019 | Manažerské řízení

Porady jsou součástí života a fungování každé společnosti už od nepaměti. Jakákoliv schůzka dvou a více osob svolaná za konkrétním cílem může být považována za poradu. Obecně vzato se jedná o jeden z nejdůležitějších komunikačních prostředků ve společnostech dnešní doby. I v době dnešní moderní společnosti plné e-mailů, SMS a telefonátů jsou situace, kdy je efektivnější se krátce sejít, i kdyby na pět minut.

Denně probíhá ve firmách velké množství porad, ať už schůzky oddělení, se zákazníky či projektové porady. Často bývají nastaveny tak, že se pravidelně opakují a je sledován pokrok ve stanovených cílech a vývoj v čase. Měřitelnost výstupů a výsledků je samozřejmou potřebou. Plánování a realizace porady s sebou však nese určitá rizika a záleží nejen na organizátorovi, ale také na účastnících, jak úspěšně proběhne. Jaká rizika to jsou a jak se jim vyhnout?

Na poradu byla požadována příprava, ale vy jste to nevěděli

Co je nejčastějším důvodem dlouhých a neproduktivních porad? Nemají jasný a předem stanovený program a cíl. Proto stanovení programu porady ušetří mnoho času jak organizátorovi, tak účastníkům. Pokud se účastníci na poradu nepřipravili, těžko očekávat, že bude mít relevantní výstupy. A zde už by se hodil nějaký pomocník. Jedním z nich je softwarový nástroj myTEAM®, který umožňuje ještě před odesláním pozvánky vytvořit program. U každého bodu můžete definovat, co bude projednáváno, zda je požadována příprava, odhadnout délku trvání v minutách nebo k němu připojit související přílohy. Program nemusí vytvářet jen organizátor, své body mohou přidat všichni pozvaní. To organizátorovi pomáhá uřídit celkovou dobu a obsah porady a rozhodnout, které body se zařadí až na další setkání. Porada tak může probíhat řízeně, dle priorit a dohodnutou dobu. Už sama informace o programu vám pomůže tím, že neztratíte drahocenný čas na poradě, která se vás třeba vůbec netýká.

Měli jste mít splněny úkoly, na které jste však zapomněli

Zadání úkolu je nejčastějším výsledkem každé porady: úkoly jsou měřitelné a schopnost sledovat jejich plnění je klíč k úspěchu. Na minulé poradě byly rozdány úkoly, které jste si možná i zapsali na papír. Možná čekáte, až přijde zápis, kde budou úkoly určitě uvedeny. Ale ruku na srdce, kdo má disciplínu všechny úkoly ze všech porad průběžně sledovat a plnit? A co teprve dohlížet na to, zda úkoly splnili vaši podřízení? Jedním z největších přínosů nástroje myTEAM® je možnost vytvářet přímo na poradě úkoly pro jakoukoliv osobu nebo skupinu. Samozřejmě dle pravidla SMART, s jasným zadáním a termínem splnění. Jako manažer tak už nemusíte složitě dohledávat, které úkoly jsou splněné nebo v jakém jsou stavu.

Nejednotný výstup z porady

Jako manažeři také nemáte čas na to, abyste se účastnili všech porad ve firmě. Samozřejmě ale potřebujete mít přehled o výstupech, chcete mít přístup k plnění rozdaných úkolů. Možná jsou někteří z účastníků porady pečliví a rozhodnutí zapisují, jak ale zajistit, aby byl výstup jednotný? Jak ho distribuovat, kdo ho bude přepisovat? Velice se nám osvědčila metoda, kdy se zápis promítá projektorem a vidí na něj v reálném čase úplně každý z účastníků. Kdokoli může připomínkovat, když mu zapsaná informace není srozumitelná nebo jasná, a to především u zadávaného úkolu. Přidanou hodnotou je pak zpravidla okamžitý zápis ze schůzky, a zároveň ušetřený čas při přepisování svých poznámek.

Výhody evidence porad pomocí myTEAM® jsou tedy zřejmé: můžete se kdykoliv vrátit k zápisům z porad, ověřit, kdo se schůzek účastnil, můžete si zobrazit analytické pohledy na porady a úkoly i prohlédnout program porad naplánovaných do budoucna. Pokud se všichni účastníci na poradu dobře a kvalitně připraví, je pak rychlá, konstruktivní a přináší efektivitu a výsledek.

Zajímá vás také úkolování ve společnosti? Více se dočtete v našich článcích:

Chcete být v obraze? Odebírejte náš newsletter.

Kontaktujte nás