MODUL Smlouvy

OVLÁDNĚTE ŽIVOTNÍ CYKLUS SMLUV

Vedle obecného modulu DMS pro řízení dokumentů nabízíme specializovaný modul na řízení dokumentů typu SMLOUVY. Získáte nástroj pro evidenci smluv a především dohled nad jejich životním cyklem, od jejich přípravy přes fázi připomínek a schválení až po zánik. Využijte know-how a osvědčenou metodiku pro specializované řízení tohoto typu dokumentů.

Snadné vyhledávání

Všechny smlouvy najdete na jednom místě a kdykoliv máte po ruce detailní informace včetně skenu. myTEAM® pomáhá rychle vyhledávat a rientovat se nejen ve smlouvách, ale také v jejich dodatcích a přílohách. To vše pomocí podrobných filtrů.

Připomínkování

Systém zajistí vyjádření názorů ke smlouvám od kolegů, právníků a z finančního oddělení. I nadřízenému umožní smlouvu připomínkovat a dále postoupit partnerům. Smlouvy jsou procesně řízené – systém generuje úkoly zodpovědným osobám, které se k nim v dané fázi mají vyjádřit.

Řízení životního cyklu

Založením nových smluv provází průvodce, díky kterému neopomenete žádné důležité údaje. Umožňuje zadat pokyn k vytvoření nové smlouvy pomocí šablon a vzorů. Hlídá celý cyklus od založení až po zrušení a automaticky kontroluje platnost jednotlivých smluv.

Bezpečnost dat

Silnou stránkou našeho řešení je propracovaný systém oprávnění přístupu k různým typům dokumentů podle organizační struktury. myTEAM® navíc stojí na principu rezervací, který zabrání, abyste si navzájem přepsali verze smluv.

ROZŠÍŘENÍ O PODPISOVÝ ŘÁD Modul si můžete rozšířit o Podpisový řád, který zautomatizuje proces vzniku a připomínkování smluv, včetně schválení finální verze odpovědnými osobami. Pro verzi Enterprise je již součástí.

Přehled a kontrola nad stavem smluv

myTEAM® je flexibilní – vyberte si moduly, které potřebujete

Podatelna

Kompletní správa přijaté i odchozí korespondence. Slouží jako elektronické poštovní oddělení, které podléhá předepsaným zákonným i firemním pravidlům a splňuje tak požadavky na rychlost, přesnost a bezpečnost při práci s poštovní korespondencí..

Porady

Pokud se všichni účastníci na poradu dobře a kvalitně připraví, je pak rychlá, konstruktivní a přináší efektivitu a výsledek. Celým procesem vás provede myTEAM® průvodce, který vychází z našich mnohaletých praktických zkušeností a osvědčené metodologie. 

.

Projekty

Řiďte projekty s využitím našeho rozsáhlého know-how. Už žádné opožděné termíny, nedostatek informací a neřízená rizika. Na jednom místě máte všechny nástroje pro úspěšné zahájení a vedení projektu, nastavení a hlídání rozpočtu i evidenci rizik pro jejich předcházení. 

DMS

Používejte moderní nástroj na řízení životního cyklu dokumentů. Všechny dokumenty jsou spolehlivě uloženy na jednom místě a oprávněné osoby k nim mají přístup odkudkoliv. Už nikdy nebudete hledat platnou verzi dokumentu anebo pátrat po předchozích zněních. 

Směrnice

Modul umožňuje evidovat směrnice v elektronické podobě a pomocí workflow řídit procesy i hlídat jejich platnost. Postará se o distribuci a průkazné potvrzení o přečtení. Zjednodušuje interní komunikaci a zajišťuje splnění legislativních požadavků.

Žádánky

Přejděte na elektronickou evidenci žádanek o nepřítomnost. Nemusíte trávit čas či utrácet peníze za práci, kterou může systém udělat za vás. Samozřejmostí je napojení na úkolovník, díky kterému budete mít nad stavem žádanek neustále přehled.

Faktury přijaté

Modul umožňuje evidovat faktury v elektronické podobě a řídit procesy od založení přes schválení až po případné přenesení faktury do informačního systému. Díky vazbě na smlouvy a objednávky lze přehledně sledovat i finanční plnění navázaných smluv a objednávek.

Nemovitosti

Pokud chcete, aby vaše budovy byly v pořádku, nevyhnete se pravidelným opravám. Šikovným pomocníkem vám může být modul myTEAM® Nemovitosti. Kromě správy budov s ním zvládnete i pravidelnou péči o firemní vozový park.

Service desk

Při rozvoji společnosti se zvyšuje potřeba realizace nových požadavků jako například nákup nového hardwaru, nábor zaměstnanců, ale také na různé opravy vybavení. Pro pokrytí těchto potřeb slouží modul Service Desk.

Vytěžování

Rychlé a efektivní zakládání dokumentů a jejich metadat. Díky učícímu se algoritmu se postupně zdokonalují výsledky vytěžení dat. Celý proces učení probíhá na pozadí a systém si automaticky ukládá nejnovější informace podle typu dokumentu.

Objednávky vydané

Modul pomáhá se snadnou evidencí objednávek pro vaše dodavatele v elektronické podobě. Zajišťuje řízení procesů od založení objednávky přes její schválení až dodání. Je možné sledovat finanční plnění s vazbou na faktury přijaté nebo rozšířit o vazbu na rámcové smlouvy.

WordPress Lightbox Plugin