HLADKÝ OBĚH FAKTUR
Modul Faktury přijaté umožňuje evidovat faktury online a v elektronické podobě a řídit tak procesy od založení faktury přes její schválení až po případné přenesení faktury do informačního systému. Díky vazbě faktur přijatých na smlouvy a objednávky lze přehledně sledovat i finanční plnění navázaných smluv a objednávek.
Vazba na smlouvy a objednávky vydané
Schvalování faktur
myTEAM® zajišťuje proces schválení faktury online dle nastaveného podpisového řádu podle limitu výše faktury, případně rozdílu ceny na faktuře a objednávce. V případě potřeby lze doplnit i další schvalovatele ručně. Generuje úkol na schválení faktury vždy pouze na relevantní skupinu osob nebo jednotlivce. Šetří čas a snižuje riziko finančních pokut při auditech, inspekcích nebo pozdních platbách. Pokud je faktura navázaná na objednávku, lze systém nastavit tak, že v případě shody údajů na faktuře a objednávce postačí pouze schválení faktury objednatelem z navázané objednávky a není nutné zatěžovat schvalováním management firmy
Koordinace oběhu
myTEAM® přináší přehlednou evidenci a zdroj informací pro zajištění korektní práce s fakturami přijatými. Odstraňuje nekoordinované putování faktur firmou a ruční řízení procesů. Silnou stránkou modulu je snadné vyhledávání v evidenci faktur online dle různých parametrů a jednoznačné určení zodpovědnosti za schválení faktury přijaté. Podporujeme pořízení režijních a částečně materiálových faktur bez vazby na skladové pohyby s možností vytvoření pokladů pro zaúčtování a nastavením kontací.
Automatizace procesů
Systém řídí procesy pomocí automatických úkolů doplněných o notifikace. Zahrnuje fáze od založení faktury online přes její schvalování až po odeslání faktury do informačního systému (ERP). Podporuje jak ruční proces vzniku nových faktur přijatých pomocí průvodce, tak automatické založení faktur pomocí vytěžovacího softwaru, např. DOCU–X OCR nebo Kofax.
ROZŠÍŘENÍ O DALŠÍ MODULY Modul si můžete rozšířit o Podpisový řád, který zautomatizuje proces vzniku a připomínkování. Pro efektivní vytěžování faktur využívejte také software OCR. Modul naplno využijete při integraci s moduly Smlouvy, Objednávky a Podatelna
Přehled všech faktur včetně jejich stavů
Podatelna
Kompletní správa přijaté i odchozí korespondence. Slouží jako elektronické poštovní oddělení, které podléhá předepsaným zákonným i firemním pravidlům a splňuje tak požadavky na rychlost, přesnost a bezpečnost při práci s poštovní korespondencí..
Porady
Pokud se všichni účastníci na poradu dobře a kvalitně připraví, je pak rychlá, konstruktivní a přináší efektivitu a výsledek. Celým procesem vás provede myTEAM® průvodce, který vychází z našich mnohaletých praktických zkušeností a osvědčené metodologie.
.
Projekty
Řiďte projekty s využitím našeho rozsáhlého know-how. Už žádné opožděné termíny, nedostatek informací a neřízená rizika. Na jednom místě máte všechny nástroje pro úspěšné zahájení a vedení projektu, nastavení a hlídání rozpočtu i evidenci rizik pro jejich předcházení.
DMS
Používejte moderní nástroj na řízení životního cyklu dokumentů. Všechny dokumenty jsou spolehlivě uloženy na jednom místě a oprávněné osoby k nim mají přístup odkudkoliv. Už nikdy nebudete hledat platnou verzi dokumentu anebo pátrat po předchozích zněních.
Směrnice
Modul umožňuje evidovat směrnice v elektronické podobě a pomocí workflow řídit procesy i hlídat jejich platnost. Postará se o distribuci a průkazné potvrzení o přečtení. Zjednodušuje interní komunikaci a zajišťuje splnění legislativních požadavků.
Žádánky
Přejděte na elektronickou evidenci žádanek o nepřítomnost. Nemusíte trávit čas či utrácet peníze za práci, kterou může systém udělat za vás. Samozřejmostí je napojení na úkolovník, díky kterému budete mít nad stavem žádanek neustále přehled.
Smlouvy
Získáte nástroj pro evidenci smluv a především dohled nad jejich životním cyklem, od jejich přípravy přes fázi připomínek a schválení až po zánik. Využijte know-how a osvědčenou metodiku pro specializované řízení tohoto typu dokumentů.
Nemovitosti
Pokud chcete, aby vaše budovy byly v pořádku, nevyhnete se pravidelným opravám. Šikovným pomocníkem vám může být modul myTEAM® Nemovitosti. Kromě správy budov s ním zvládnete i pravidelnou péči o firemní vozový park.
Service desk
Při rozvoji společnosti se zvyšuje potřeba realizace nových požadavků jako například nákup nového hardwaru, nábor zaměstnanců, ale také na různé opravy vybavení. Pro pokrytí těchto potřeb slouží modul Service Desk.
Vytěžování
Rychlé a efektivní zakládání dokumentů a jejich metadat. Díky učícímu se algoritmu se postupně zdokonalují výsledky vytěžení dat. Celý proces učení probíhá na pozadí a systém si automaticky ukládá nejnovější informace podle typu dokumentu.
Objednávky vydané
Modul pomáhá se snadnou evidencí objednávek pro vaše dodavatele v elektronické podobě. Zajišťuje řízení procesů od založení objednávky přes její schválení až dodání. Je možné sledovat finanční plnění s vazbou na faktury přijaté nebo rozšířit o vazbu na rámcové smlouvy.
