MODUL Podatelna

DIGITALIZACE PROCESŮ

S myTEAM® můžete automatizovat běžné rutinní procesy ve firmě. Tím nad nimi získáte přehled a uvolníte si ruce pro kreativní práci. Modul PODATELNA představuje kompletní správu přijaté i odchozí korespondence. Slouží jako elektronické poštovní oddělení, které podléhá předepsaným zákonným i firemním pravidlům a splňuje tak požadavky na rychlost, přesnost a bezpečnost při práci s poštovní korespondencí. Podporuje evidenci papírové i elektronické komunikace a napojení na datové schránky.

Centralizace a automatizace

Obsah podatelny je centralizován na jedno místo k pozdějšímu dohledání. Přináší dohled a kontrolu nad všemi činnostmi spojenými s podatelnou. myTEAM® podchytí celý oběh příchozích zpráv od přijetí přes vrácení, postoupení až po odmítnutí nebo nevyřízení a eskalaci.

Propojení s úkoly

Propojením automatických kroků s úkoly je zabezpečeno, že bude každý informován a srozuměn o součinnosti při zpracování pošty. Systém umí přerozdělit veškerý obsah pošty na odpovědné řešitele, informuje o oběhu pošty a na základě oprávnění a přidělených rolí zahájí automatický oběh s definovatelným workflow pro různé druhy zásilek.

Dohledatelnost zásilek

myTEAM® sleduje stav a historii pohybu zásilky. Zahrnuje také evidenci přijaté fyzické pošty zvenčí. Dokumenty se třídí v systému DMS na správu dokumentů. Provádí archivaci a případně skartaci veškeré komunikace v organizaci.

Spolupráce s Českou poštou

Systém trasuje doručování zásilek České pošty přes podací číslo. Podporuje také hybridní poštu (Dopis Online).

DOPORUČUJEME

ROZŠÍŘENÍ O KOMUNIKACI S DATOVÝMI SCHRÁNKAMI Usnadníme vám komunikaci se státními institucemi, úřady a právními subjekty. Systém provádí na pozadí pravidelný import datových zpráv. Monitoruje nově příchozí a okamžitě zahajuje proces zpracování. Zprávy bezpečně archivuje po neomezenou dobu. Zabezpečte si kontrolu nad procesem zpracování datových zpráv v organizaci. Pro verzi Enterprise je již součástí.

Více o produktu

myTEAM® je flexibilní – vyberte si moduly, které potřebujete

Faktury přijaté

Modul umožňuje evidovat faktury v elektronické podobě a řídit procesy od založení přes schválení až po případné přenesení faktury do informačního systému. Díky vazbě na smlouvy a objednávky lze přehledně sledovat i finanční plnění navázaných smluv a objednávek.

Porady

Pokud se všichni účastníci na poradu dobře a kvalitně připraví, je pak rychlá, konstruktivní a přináší efektivitu a výsledek. Celým procesem vás provede myTEAM® průvodce, který vychází z našich mnohaletých praktických zkušeností a osvědčené metodologie.

.

Projekty

Řiďte projekty s využitím našeho rozsáhlého know-how. Už žádné opožděné termíny, nedostatek informací a neřízená rizika. Na jednom místě máte všechny nástroje pro úspěšné zahájení a vedení projektu, nastavení a hlídání rozpočtu i evidenci rizik pro jejich předcházení.

DMS

Používejte moderní nástroj na řízení životního cyklu dokumentů. Všechny dokumenty jsou spolehlivě uloženy na jednom místě a oprávněné osoby k nim mají přístup odkudkoliv. Už nikdy nebudete hledat platnou verzi dokumentu anebo pátrat po předchozích zněních.

Směrnice

Modul umožňuje evidovat směrnice v elektronické podobě a pomocí workflow řídit procesy i hlídat jejich platnost. Postará se o distribuci a průkazné potvrzení o přečtení. Zjednodušuje interní komunikaci a zajišťuje splnění legislativních požadavků.

Žádánky

Přejděte na elektronickou evidenci žádanek o nepřítomnost. Nemusíte trávit čas či utrácet peníze za práci, kterou může systém udělat za vás. Samozřejmostí je napojení na úkolovník, díky kterému budete mít nad stavem žádanek neustále přehled.

Smlouvy

Získáte nástroj pro evidenci smluv a především dohled nad jejich životním cyklem, od jejich přípravy přes fázi připomínek a schválení až po zánik. Využijte know-how a osvědčenou metodiku pro specializované řízení tohoto typu dokumentů.

Nemovitosti

Pokud chcete, aby vaše budovy byly v pořádku, nevyhnete se pravidelným opravám. Šikovným pomocníkem vám může být modul myTEAM® Nemovitosti. Kromě správy budov s ním zvládnete i pravidelnou péči o firemní vozový park.

Service desk

Při rozvoji společnosti se zvyšuje potřeba realizace nových požadavků jako například nákup nového hardwaru, nábor zaměstnanců, ale také na různé opravy vybavení. Pro pokrytí těchto potřeb slouží modul Service Desk.

Vytěžování

Rychlé a efektivní zakládání dokumentů a jejich metadat. Díky učícímu se algoritmu se postupně zdokonalují výsledky vytěžení dat. Celý proces učení probíhá na pozadí a systém si automaticky ukládá nejnovější informace podle typu dokumentu.

Objednávky vydané

Modul pomáhá se snadnou evidencí objednávek pro vaše dodavatele v elektronické podobě. Zajišťuje řízení procesů od založení objednávky přes její schválení až dodání. Je možné sledovat finanční plnění s vazbou na faktury přijaté nebo rozšířit o vazbu na rámcové smlouvy.

Vyzkoušejte zdarma

Získejte nabídku