MODUL DMS ŘÍZENÍ DOKUMENTŮ
SDÍLENÉ SLOŽKY JSOU MINULOSTÍ
Používejte moderní nástroj na řízení dokumentů a jejich životního cyklu. Všechny dokumenty jsou spolehlivě uloženy na jednom místě a oprávněné osoby k nim mají přístup odkudkoliv. Díky systému verzování již nikdy nebudete hledat platnou verzi dokumentu anebo pátrat po předchozích zněních. Každý dokument je vybaven sadou průvodních údajů (metadat), podle kterých lze snadno třídit a vyhledávat.
Sdílení dokumentů
Podporujeme spolupráci mezi týmy. Dokumenty libovolné velikosti lze sdílet, aniž byste museli posílat e-maily. Díky funkci rezervace dokumentu jej můžete uzamknout pro změny, nebo naopak na dokumentu spolupracovat s kolegy. Sdílení a řízení dokumentů je bezpečně chráněno.
Přístupy a oprávnění
Silnou stránkou našeho DMS řešení je propracovaný systém oprávnění přístupu k různým typům dokumentů podle organizační struktury a rolí. Oprávnění lze dočasně rozšířit a přes agendu úkolů přidat přístup k dokumentu i dalším uživatelům. Po vypršení termínu systém sám oprávnění opět odebere.
Práce na dálku
myTEAM® je ideální nástroj pro řízení týmu z různých míst. Díky přehlednému dashboardu se každý rychle zorientuje ve svých i zadaných úkolech. Řízení dokumentů ve firmě je tak hračka napříč odděleními i vzdáleně.
Třídění a vyhledávání
Jakýkoliv dokument lze snadno vyhledat podle celé řady parametrů. Systém se postupně učí a podle vaší historie vyhledávání rychleji nabídne, co hledáte. Využíváme nejmodernější vyhledávací technologii Elastic Search®. Oblíbené filtry si můžete uložit pro opakované využití.
Automatické procesy
DMS a řízení dokumentů je skvělým pomocníkem při automatizaci rutinních procesů pomocí tzv. workflow. Systém místo lidí spolehlivě hlídá termíny a generuje úkoly.
ROZŠÍŘENÍ O MODULY SMLOUVY A SMĚRNICE Tyto dva nejběžnější typy dokumentů máme zpracované ve formě ucelených šablon s metodikou. Nemusíte tak nastavovat žádná další data a získáte nástroj na ukládání a správu smluv či směrnic a řízení jejich životního cyklu. Pomocí úkolů lze zajistit v aplikaci prokazatelné seznámení uživatelů s dokumenty, např. směrnicí, a to i pro účely auditu.
Moduly si můžete dále rozšířit o funkce archivace a skartace nebo řízení práce s dokumenty dle pravidel evropské směrnice GDPR. Pro verzi Enterprise je již součástí.
Možnost definování vlastních metadat
Podatelna
Kompletní správa přijaté i odchozí korespondence. Slouží jako elektronické poštovní oddělení, které podléhá předepsaným zákonným i firemním pravidlům a splňuje tak požadavky na rychlost, přesnost a bezpečnost při práci s poštovní korespondencí..
Porady
Pokud se všichni účastníci na poradu dobře a kvalitně připraví, je pak rychlá, konstruktivní a přináší efektivitu a výsledek. Celým procesem vás provede myTEAM® průvodce, který vychází z našich mnohaletých praktických zkušeností a osvědčené metodologie.
.
Projekty
Řiďte projekty s využitím našeho rozsáhlého know-how. Už žádné opožděné termíny, nedostatek informací a neřízená rizika. Na jednom místě máte všechny nástroje pro úspěšné zahájení a vedení projektu, nastavení a hlídání rozpočtu i evidenci rizik pro jejich předcházení.
Vytěžování
Rychlé a efektivní zakládání dokumentů a jejich metadat. Díky učícímu se algoritmu se postupně zdokonalují výsledky vytěžení dat. Celý proces učení probíhá na pozadí a systém si automaticky ukládá nejnovější informace podle typu dokumentu.
Směrnice
Modul umožňuje evidovat směrnice v elektronické podobě a pomocí workflow řídit procesy i hlídat jejich platnost. Postará se o distribuci a průkazné potvrzení o přečtení. Zjednodušuje interní komunikaci a zajišťuje splnění legislativních požadavků.
Smlouvy
Získáte nástroj pro evidenci smluv a především dohled nad jejich životním cyklem, od jejich přípravy přes fázi připomínek a schválení až po zánik. Využijte know-how a osvědčenou metodiku pro specializované řízení tohoto typu dokumentů.
Žádánky
Přejděte na elektronickou evidenci žádanek o nepřítomnost. Nemusíte trávit čas či utrácet peníze za práci, kterou může systém udělat za vás. Samozřejmostí je napojení na úkolovník, díky kterému budete mít nad stavem žádanek neustále přehled.
Faktury přijaté
Modul umožňuje evidovat faktury v elektronické podobě a řídit procesy od založení přes schválení až po případné přenesení faktury do informačního systému. Díky vazbě na smlouvy a objednávky lze přehledně sledovat i finanční plnění navázaných smluv a objednávek.
Nemovitosti
Pokud chcete, aby vaše budovy byly v pořádku, nevyhnete se pravidelným opravám. Šikovným pomocníkem vám může být modul myTEAM® Nemovitosti. Kromě správy budov s ním zvládnete i pravidelnou péči o firemní vozový park.
Service desk
Při rozvoji společnosti se zvyšuje potřeba realizace nových požadavků jako například nákup nového hardwaru, nábor zaměstnanců, ale také na různé opravy vybavení. Pro pokrytí těchto potřeb slouží modul Service Desk.
Objednávky vydané
Modul pomáhá se snadnou evidencí objednávek pro vaše dodavatele v elektronické podobě. Zajišťuje řízení procesů od založení objednávky přes její schválení až dodání. Je možné sledovat finanční plnění s vazbou na faktury přijaté nebo rozšířit o vazbu na rámcové smlouvy.
