Taky už vás nebaví dlouhé a neefektivní porady?

​Samozřejmostí moderní doby je využívání inteligentního softwaru. Očekáváme a požadujeme jej ve svých automobilech, domácnostech, ve výrobních procesech větších firem. Existují však stále oblasti, ve kterých přetrvává představa, že si člověk vystačí s vlastní hlavou a kusem papíru. S tím se přece nemohou nadšenci pro IT smířit!

Jednou z oblastí, ve které je potřeba tuto ideu vyvrátit, je vedení porad. Porady jsou nezbytnou součástí každé fungující společnosti, obecně vzato se jedná o jeden z nejdůležitějších firemních komunikačních prostředků. Zároveň se mohou stát jedním z největších žroutů času, pokud nejsou vedeny efektivně. Příprava sama o sobě však nestačí, pokud nemáte po ruce šikovný nástroj, kterým byste poradu uřídili. Pojďme si ukázat, jak může pomoci praktický software.

Jak navrhnout správné místo a čas?

Jakmile se má více lidí domluvit na společném termínu, začíná problém. Pokud nemá organizátor po ruce nástroj, pomocí kterého má přehled o časových možnostech ostatních, je v koncích. Se softwarem myTEAM® organizátor poradu snadno založí, agenda Řízení porad podporuje synchronizaci se službou Microsoft Exchange, díky které je možné při plánování využít například Microsoft Outlook a sledovat kalendáře potenciálních účastníků v plánovaném termínu porady. Může tak eliminovat problém nevhodného termínu a místa a také riziko, že se schůzky nezúčastní lidé, bez kterých porada nemusí vůbec splnit účel nebo mít smysl.

Jak pozvat ty správné lidi?

Pozvání těch správných osob je jeden z nejdůležitějších bodů. Když pozvete účastníků příliš mnoho, je porada většinou neefektivní, a pokud nepozvete toho, kdo je na poradě důležitý, opět máte problém. Tento výběr musí organizátor provést sám, s čím mu však může nástroj myTEAM® pomoct, je rozlišení typů účastníků na externí a interní. U každého účastníka je pak možné nastavit jeho roli na poradě, což je velmi důležité například pro určení zapisovatele. Kromě rolí se u účastníků eviduje také jejich účast.

Jak zajistit, aby byli všichni připraveni?

Stanovení programu porady ušetří mnoho času jak organizátorovi, tak účastníkům. Ještě před odesláním pozvánky na poradu je možné v agendě Řízení porad vytvořit program porady. U každého bodu lze pak definovat jeho délku v minutách, připojit přílohy nebo změnit pořadí jednotlivých bodů programu. Nutno zmínit, že program nemusí vždy definovat pouze organizátor porady. Právo na vytvoření nového bodu programu má kterýkoliv účastník – pokud tak učiní, generuje se e-mailová notifikace na organizátora, aby bod zařadil do programu. Řízení porad přehledně zobrazuje celkový čas porady a porovnává jej s tím, kolik času zabírají naplánované body programu.

Jak efektivně rozdat úkoly?

Zadání úkolu je nejčastějším výsledkem každé porady: úkoly jsou měřitelné a schopnost sledovat jejich plnění je klíč k úspěchu. Rozdané úkoly je však potřeba evidovat a kontrolovat. Jedním z největších přínosů nástroje myTEAM® je možnost vytvářet přímo na poradě úkoly pro jakoukoliv osobu nebo skupinu. Díky grafickému zpracování lze vytvářet vzájemnou hierarchickou strukturu úkolů. myTEAM®  hlídá a upozorňuje na termíny, poskytne náhled na potřebnou dokumentaci a ucelenou kontrolu nad plnění úkolů. Výhodou je, že každý typ úkolů nabídne jiné možnosti, jak s ním pracovat.

Jak docílit jednotného výstupu z porady?

Možná jsou někteří z účastníků porady pečliví a rozhodnutí zapisují, jak ale zajistit, aby byl výstup jednotný? Jak ho distribuovat, kdo ho bude přepisovat? Velice se nám osvědčila metoda, kdy se zápis promítá projektorem a vidí na něj v reálném čase úplně každý z účastníků. Kdokoli může připomínkovat, když mu zapsaná informace není srozumitelná nebo jasná, a to především u zadávaného úkolu. Přidanou hodnotou je pak zpravidla okamžitý zápis ze schůzky, a zároveň ušetřený čas při přepisování svých poznámek. Nová forma zápisu, který lze vygenerovat na jedno kliknutí, byla navržena pro maximální přehlednost.

Výhody evidence porad pomocí myTEAM® jsou tedy zřejmé: je možné se kdykoliv vrátit k zápisům z porad, ověřit, kdo se schůzek účastnil, zobrazit si analytické pohledy na porady a úkoly i prohlédnout program porad naplánovaných do budoucna. Pokud se všichni účastníci na poradu dobře a kvalitně připraví, je pak rychlá, konstruktivní a přináší efektivitu a výsledek.

Zajímá vás spíše DMS? Přečtěte si více!

• Procesní řízení dokumentů – DMS
• Hlavní problémy při implementaci DMS
• Hlavní výhody DMS a využití v praxi