HLAVNÍ VÝHODY DMS A VYUŽITÍ V PRAXI

25. Dub 2019 | DMS

Systém myTEAM® zastává všechny funkce DMS a nad ně přidává řízené procesy – workflow. Už na začátku procesu zakládání dokumentu se k němu přidávají základní evidenční informace (takzvaná metadata). Podle nich se pak vyhodnocuje, jak se proces bude krok za krokem chovat – tedy například, komu bude dokument odeslán ke schválení, kdo je za něj zodpovědný apod. Pojďme si shrnout hlavní výhody DMS a využití praxi.

Vyhledávání

Fulltextově lze vyhledávat v názvu dokumentu, v metadatech i v samotném obsahu. Systém automaticky vytváří značky pro rychlé vyhledávání. To je výrazně rychlejší než vyhledávání v souborech uložených na běžných discích.

Statistiky

Máte možnost dokumenty sledovat statisticky – kdo si je otevírá, kdy, jak často.

Dostupnost

Kromě toho, že se dá v dokumentech snadno vyhledávat, jsou dostupné všem oprávněným uživatelům. K dispozici máte verzování, takže se můžete vrátit k původní podobě souboru, pokud je to nutné. A nikdo už nemusí běhat po celé budově ani bádat v archivu.

Oběh faktur

Dříve noční můra v řadě firem, s myTEAM® pohoda. Faktura se na vstupu naskenuje, pak se jí podle kritérií automaticky určí její schvalovatel nebo schvalovatelé a jejich pořadí. Na základě těchto předem daných pravidel dochází od schválení až po automatické předání k zaúčtování. Vše je díky tomu rychlejší, přehlednější a nehrozí prodlevy s včasnou úhradou.

Smlouvy

Z 99 % se dnes se smlouvami pracuje v elektronické podobě. V některých firmách se již aspoň eviduje, kdo na dokumentu aktuálně pracuje. Ale už není možné zajistit, aby například měli jednu smlouvu k připomínkování dva lidé současně. A především, aby smlouvu editoval, kdo ji editovat smí, a pouze nahlížel ten, kdo editační práva nemá. S tím umí myTEAM® také pomoci.

Připomínkování

K mnoha dokumentům se musí vyjádřit řada různých lidí. Týká se to například směrnic. I na to má myTEAM® stejný recept – řízený proces. Všichni zúčastnění mohou na dokumentu pracovat třeba i současně nebo postupně, jak to daná situace vyžaduje.

Směrnice

Když do firmy například nastoupí nový člověk, založí se mu v myTEAM® karta zaměstnance. V ní se mu nastaví takzvané role a pozice, které v organizaci bude zastávat. A podle toho mu systém automaticky přidělí směrnice, s nimiž by se měl seznámit. Když se kterákoliv směrnice aktualizuje, pohlídá myTEAM® seznámení uživatele s novou verzí všech předpisů, jejichž nová verze se pracovníka týká.

Elektronizace agend

U některých agend jste si spíše z nutnosti zvykli, že mají podobu tištěných dokumentů, která je však v dnešní době dávno překonaná. myTEAM® dokáže dokumenty změnit na inteligentní elektronické formuláře. Věci spojené s dovolenými, nemocenskými, žádankami, objednávkami, cestovními příkazy a podobně je tak možné vyřešit jednodušeji.

 

Zajímají vás další články k tématice DMS?

 

Chcete být v obraze? Odebírejte náš newsletter.

Kontaktujte nás