Řízení porad – vyzkoušeli jsme na vlastní kůži!

10. Čvc 2019 | Manažerské řízení

Protože i KVADOS je společností, která hojně využívá porady jako komunikační prostředek, rozhodli jsme se zabývat touto problematikou detailněji. Cíl byl zřejmý – chtěli jsme, aby všechny naše porady byly co nejefektivnější. Po dlouhém sběru informací a zkušeností naše hloubání zrodilo zadání pro první verzi modulu myTEAM® – Řízení porad. Ten dnes využíváme už dlouhých osm let a nutno říci, že nás to velmi posunulo. A jaké byly naše počáteční cíle při vývoji agendy?

Zpětně dohledatelná data

Denně proběhne v KVADOSu velké množství porad: porady oddělení, porady se zákazníky, projektové porady, řešitelské porady. Cítili jsme potřebu mít možnost kdykoliv se vrátit ke kterékoli z nich a k jejímu obsahu. A nejen to, také mít přehled o poradách, které nás teprve čekají a kde jsme očekáváni jako účastníci. Zde nám velkou službu poskytla integrace agendy Řízení porad služby Microsoft Exchange. Již samotné organizování porad se zjednodušilo možnostmi sdílení kalendářů jednotlivých účastníků. Delší úsilí si však vyžádalo naučit všechny kolegy pečlivě zaznamenávat veškeré události do svých kalendářů. A samotná agenda Řízení porad doplňuje do záznamu v kalendáři další cenné informace – program, ostatní účastníky, ale také úkoly, rozhodnutí a informace.

Efektivnější obsahová i časová příprava

Nedílnou součástí porad je samotná příprava. Pokud se všichni účastníci na poradu dobře a kvalitně připraví, je pak rychlá, konstruktivní a přináší efektivitu a výsledek. Proto v KVADOSu usilujeme o to, aby každá porada měla svůj jasný cíl a obsah – a to ideálně ve formě konkrétních bodů programu, které lze zaznamenat účastníky předem, s definováním předpokládané doby trvání, odkazů nebo požadavků na přípravu.

Další články o poradách, které vás můžou zajímat!

 

Chcete být v obraze? Odebírejte náš newsletter.

Kontaktujte nás