Projektová metodika vs. nástroje
Od nepaměti lidé realizují rozličné projekty. S mírnou nadsázkou lze konstatovat, že každý z nás už řídil stovky, ba tisícovky projektů. Jako malí jsme tvořili z lega, v dospělosti stavíme dům, rekonstruujeme byt, řešíme úkoly v zaměstnání. Máme ale vždy potřebné nástroje k tomu, abychom projekt úspěšně dokončili?
Řídit projekt správně je oříšek
Říká se, že všechny cesty vedou do Říma a že existuje mnoho způsobů, jak dosáhnout cíle. Ne vždy se ale podaří dotáhnout projekt v plánovaném čase a do všech detailů. V posledních desetiletích vzniklo nespočet metodik pro řízení projektů, k nejznámějším patří PRINCE2® (Projects in Controlled Environments) či PMBOK® (Project Management Body of Knowledge) z kategorie takzvaných tradičních metodik, z těch agilních například SCRUM. Jejich znalost a využívání rozhodně přináší nesporné benefity, avšak zavedení do praxe bývá zpravidla docela náročné.
Aplikace pro řízení projektů
Největším pomocníkem manažerů při projektovém řízení byl donedávna MS Excel. Dá se v něm řešit téměř vše v poměrně krátkém čase. Se stoupající náročností a velikostí projektů však roste také počet proměnných, na které musí brát projektový manažer zřetel. Aby dokázal uhlídat harmonogram, rizika, zadávat úkoly a sledovat jejich plnění, musí mít k ruce silný a zároveň jednoduchý nástroj. Dobrou volbou může být aplikace myTEAM® a její modul Projekty. Díky němu mají všichni členové týmu k dispozici aktuální informace o stavu projektu a jeho dílčích etapách a zároveň je mezi sebou mohou okamžitě sdílet.
Vše pod jednou střechou
Efektivní práce s úkoly – jejich zadávání a kontrola – je při řešení projektu zásadní. Modul Projekty nabízí v tomto smyslu uživatelům ideální prostředí, kde mohou sledovat i historii plnění úkolu. Řídí-li manažer více projektů, musí na první pohled vidět, jak si každý z nich stojí. myTEAM® nabízí přehledný harmonogram, který umožňuje zobrazit časovou náročnost projektu formou Ganttova diagramu. Plán projektu se podle definovaných termínů a milníků automaticky propojuje s již splněnými aktivitami. Modul disponuje také užitečným nástrojem pro řízení schůzek, na nichž mohou padnout důležitá rozhodnutí, předávají se informace, vznikají úkoly. Samozřejmostí je propojení se systémem DMS (Document Management System), kam lze uložit veškeré dokumenty k projektu. Manažeři mohou využívat rovněž funkci evidence rizik a případných opatření, evidenci otevřených problémů nebo daily log přinášející pravidelné informace o projektu. Zejména pracovníci v terénu pak ocení možnost e-mailové notifikace, kdy jsou o důležitých skutečnostech informováni prostřednictvím e-mailů.
Cílová rovina na dosah
Úspěch, či neúspěch při realizaci projektu mnohdy závisí právě na tom, zda má manažer k dispozici vhodný nástroj k jeho řízení. Je proto třeba myslet nejen na vzdělávání projektových manažerů v metodikách řízení, ale nabídnout jim také adekvátní software, aby svou práci mohli vykonávat co nejefektivněji a s chutí. Jinými slovy… k čemu by vám byl gastronomický kurz, když nemáte dobře vybavenou kuchyni?
Celé řízení projektů je o plnění úkolů a důkladné práci s dokumenty. Jak efektivně řídit své a zadané úkoly, to se dočtete v dalších článcích!
