Hlavní problémy při implementaci DMS/EMS

Jaké jsou nejdůležitější předpoklady pro správný výběr a kvalitní fungování systému pro správu obsahu? Měly by být intuitivní a snadné, aby se s nimi uživatelé sžili a přijali jejich používání. Na druhou stranu musí být robustní, aby plnilo očekávání z pohledu bezpečnosti, nastavení práv a výkonu. Miroslav Hampel (KVADOS, a.s.) vysvětluje, jaké jsou hlavní problémy a požadavky při implementaci DMS/EMS.

Jaké jsou dnes podle vás nejdůležitější předpoklady pro správný výběr a kvalitní fungování systému pro správu obsahu?

Řešení pro správu dokumentů a obsahu by měly být především intuitivní a snadné, aby se s nimi uživatelé sžili a přijali jejich používání. Na druhou stranu musí být robustní, aby plnilo očekávání z pohledu bezpečnosti, nastavení práv a výkonu.

Jaké jsou v současnosti nejčastější problémy českých firem při implementaci DMS/ECM systému? V jakých krocích dělají nejvíce chyb? A jaký přístup se vám při spolupráci na implementaci nejvíce osvědčil?

Hlavním problémem bývá snaha o skok od minimalismu k maximalismu. Počáteční stav shledáváme jako stav, kdy se neevidují žádná metadata, a logika ukládání je postavená na struktuře adresářů. Následně bývá snaha při implementaci DMS o maximalizaci údajů, které potom zatěžují jednotlivé uživatele a vyvolávají odpor k užívání. Dalším klíčovým úskalím bývá nadefinování příliš mnoho typu dokumentů, ale také od začátku nejednotný přístup ke správě metadat.

Je poptávka po DMS/ECM systémech stálá, nebo pozorujete v poslední době nějakou změnu zájmu u zákazníků? Jakých segmentů se to případně týká?

Pozorujeme nárůst poptávky napříč sektory u systému pro správu dokumentu a řízení souvisejících procesů. Významnější nárůst je o obchodních společností střední a větší velikosti.

Jaké faktory podle vás nejvíce ovlivňují uživatelskou zkušenost (user experience) u ECM/DMS systémů (ať už pozitivně či negativně) a potažmo mají největší vliv na produktivitu uživatelů (ať už kladný nebo záporný)? Co v tomto směru nabízí vaše řešení?

Mnohokrát je do implementace nového DMS přenesená logika původního adresářového systému nebo konkrétní řešení DMS si vynucuje zavedení systému správy dokumentů podle jeho interní logiky. Aby byl systém jednoduchý, měli bychom uživatele zbavit, kam dokument uložit a tuto logiku přenést na systém na základě nadefinovaných metadat. Stejně tak je důležité změnit způsob práce při vyhledávání, kdy nejdu hledat dokument, ale zadávám parametry pro jeho vyhledání. To je asi nejzásadnější změna, kterou by mělo zavedení DMS přinést. A právě řešení myTEAM® modul DMS od společnosti KVADOS, a.s. přináší naplnění těchto kritérií.

Můžete uvést nějaký případ implementace DMS/ECM řešení, kdy se podařilo získat pro klienta určitou výhodu nebo funkčnost, kterou původně ani nepožadoval nebo neočekával?

Dnes bývá základním požadavkem na implementaci DMS definován především snadná správa a údržba obsahu. Řízení samotných procesů nad dokumenty je až druhořadé. Klientům jsme přinesli procesy na úrovní předimplementovaných agend jakou jsou Smlouvy a Směrnice. Takže již samotné zavedení jim tyto procesy zprovoznilo, i když to plánovali až v druhém kroku.

Teď už víme, jaké jsou hlavní problémy při implementaci DMS/EMS. Ale třeba vás víc zajímá, jak na řízení porad? I o tom se dočtete v dalších článcích.

• Jak na přípravu pracovních porad?
• Pryč s papírovými zápisky.
• PUBLIKUJEME: Hlavním problémem při implementaci DMS/EMS bývá snaha o skok od minimalismu k maximalismu (CIO, Businessworld)