DMS

NÁSTROJ PRO PRÁCI S DOKUMENTY

Úložistě dokumentů – Automatický oběh – Sdílení – Třídění – Vyhledávání – Přístupy a oprávnění – Verzování – Rezervace – Publikace

Modul DMS je základním a nepostradatelným nástrojem pro správu a řízení dokumentů. Tento modul zahrnuje nejen základní set funkcí, které usnadňují práci s dokumenty, který lze upravit pro práci s šablonami, úkoly, parametrizací pracovních postupů, apod.

  • pracujete na jednotné platformě ke sdílení informací v rámci celé společnosti
  • systém se stará o celý životní cyklus dokumentů – od jeho pořízení přes oběh, zpracování, archivaci až po případnou skartaci
  • vaše dokumenty jsou bezpečně uloženy na centrálním úložišti, přístup k dokumentům je řízen právy
  • snadno a rychle se orientujete ve velkém množství dokumentů
  • spousta procesů je automatizována
  • systém je postaven na principu struktur a šablon vlastností, neboli metadat dokumentů

 K dispozici jsou nástroje pro snadné definování workflow nad dokumenty a generování úkolů. DMS je praktickým pomocníkem pro vyhledávání v dokumentech podle názvu, šablony, termínu vytvoření, partnera a jiných definovaných vlastní dokumentů. Nad dokumenty vzniká například proces pravidelné kontroly pro hlídání exspirace dokumentů.

V případě, že nemáte zkušenosti nebo lidské zdroje pro vytváření a konfiguraci DMS, lze pořídit již předpřipravené moduly. Tímto získáváte také naše dlouholeté zkušenosti pro práci s těmito typy dokumenty.

Chcete si přečíst více o tom, jak efektivně sdílet dokumenty? Přejděte na naše články!

 

SMLOUVY, SMĚRNICE, ISO NORMY

Evidence smluv, dodatků a příloh – Snadné vyhledávání – Verzování a historie změn – Hlídání platnosti – Správa životního cyklu – Proces připomínkování – Proces schválení – Archivace

S tímto modulem získáte nejen nástroj pro evidenci smluv, ale především dohled nad životním cyklem dokumentů – od jejich přípravy, fázi připomínek a schválení až po zánik. V modulu se odráží mnohaleté know-how, jak nastavit procesy a parametrizovat vlastnosti smluv. 

  • všechny smlouvy najdete na jednom místě
  • kdykoliv rychle vyhledáte nejen smlouvu, ale také její přílohy nebo dodatky
  • máte přehled nad stavem každé smlouvy, s automatickým upozorněním na vypršení platnosti
  • jednotlivé verze smluv jsou evidované a každý zásah je dohledatelný
  • systém za vás hlídá životní cyklus každé smlouvy
  • díky procesnímu řízení generuje systém úkoly zodpovědným osobám
  • jako nadřízený máte možnost smlouvu schválit nebo postoupit partnerům

 Další typy dokumentů, kterým se v modulu věnujeme: směrnice, ISO normy, obchodní a technická dokumentace.

     Kontaktujte nás a rádi se s vámi sejdeme: +420 597 403 403 | myteam@kvados.cz      

     Kontaktujte nás a rádi se s vámi sejdeme:
    +420 597 403 403 | obchod@kvados.cz

    Kontaktujte nás