Řídit projekt správně není snadné

Řídit projekt správně je oříšek. Říká se, že všechny cesty vedou do Říma a že existuje mnoho způsobů, jak dosáhnout cíle. Ne vždy se však podaří dotáhnout projekt v plánovaném čase a do všech detailů. Tyto dva faktory přitom patří mezi nejdůležitější k posouzení jeho úspěšnosti. Dalšími kritérii jsou kvalita výsledku, vynaložený čas a náklady. Zde právě bývají u mnoha projektů značné rezervy. Není se ani čemu divit, neboť se stoupající náročností a velikostí projektů roste i počet proměnných, na které musí brát projektový manažer zřetel. Aby dokázal uhlídat harmonogram, rizika, zadávat úkoly a sledovat jejich plnění, musí mít k ruce silný a zároveň jednoduchý nástroj.

S tím přichází aplikace myTEAM® v novém modulu zvaném Projekty. Modul využívá stěžejní prvky metodiky řízení projektů PRINCE2 (Projects in Controlled Environments), ale jde s jeho využitím použít i metodu SCRUM více zaměřenou na agilní řízení. Modul je postaven na pevném základu webové aplikace, k níž lze přistupovat prakticky z jakéhokoliv místa. Základním principem je maximální jednoduchost a kumulace dat na jednom místě. Nejlépe se totiž projekt řídí, když všichni členové týmu pracují ve stejném prostředí, data jsou každému přístupná v reálném čase, s ohledem na individuální nastavení práv v rámci projektu, a dávají logický smysl. myTEAM® také podporuje stromovou strukturu projektů aneb evidenci podprojektů a právě ucelený pohled může manažera nasměrovat správným směrem a pomoci mu učinit vhodná rozhodnutí v krizových situacích.

Modul Projekty je komplexní nástroj podporující procesní řízení životního cyklu projektu od evidence potenciálních projektů, přes realizaci až k jejich samotnému ukončení. Manažerům umožní definovat tým projektu dle rolí, stanovit harmonogram, řídit PBS (product breakdown structure), pracovat s požadavky a v neposlední řadě vymezit, evidovat a vyhodnocovat akceptační kritéria či rizika. Tým rovněž ocení funkci tzv. deníku projektu pro zápis průběžného dění. Zejména pracovníci v terénu pak využijí možnost e-mailových notifikací, prostřednictvím kterých jsou informováni o důležitých změnách na projektu.

K řešení projektů neodmyslitelně patří také řízení úkolů. myTEAM® zahrnuje jejich zadávání i kontrolu a vytváří tak ideální prostředí pro efektivní práci. Samozřejmostí je propojení s modulem Řízení porad, neboť schůzky jsou zdrojem rozhodnutí a tým bezesporu posouvají dále, a se systémem DMS (Document Management System), kam lze uložit veškeré dokumenty k projektu.

Co pro nás Projekty znamenají do budoucna?

V následující etapě plánujeme Projekty provázat i s dalšími moduly myTEAM® jako jsou například Smlouvy a hodláme zavést tzv. typy projektů. Díky nim bude možné zvolit konkrétní nástroje pro řízení a nadefinovat automaticky vygenerovaná data při vytváření nového projektu. Typy tak usnadní práci s opakovanými projekty, kterých se účastní vždy stejní pracovníci, zakládají se tytéž úkoly a ovlivňují je například stejná rizika.

Závěrem snad už jen zbývá říci, že úspěch či neúspěch realizace projektu mnohdy závisí právě na tom, zda má manažer k dispozici vhodný nástroj k jeho řízení. Je proto třeba myslet nejen na vzdělávání projektových manažerů v metodikách řízení, ale nabídnout jim také adekvátní software, aby svou práci mohli vykonávat co nejefektivněji a s chutí.

Tak co, půjdete do toho s námi?

​