BIKE FUN International

O klientovi

Společnost BIKE FUN International, největší výrobce jízdních kol v Česku, má parádně našlápnuto. Ve své kopřivnické továrně vyrobí ročně přes 190 tisíc bicyklů. Kola horská, trekingová, krosová, silniční i dětská nebo elektrokola vyjíždějí především do Holandska, ale i do Velké Británie či do Německa, část z nich pak zamíří na český trh. Nizozemští majitelé se od počátku své investice do výroby kol v Česku v roce 2001 zaměřují na efektivitu veškerých výrobních i obchodních procesů a stranou tak nezůstává ani oblast administrace objednávek a faktur.

Výchozí stav

Kvadosí systém myTEAM® pro správu objednávek, faktur a také DMS systém pro ukládání smluv a veškeré technické dokumentace využívají v Kopřivnici už od roku 2015. „Jednalo se o SharePoint verzi řešení. V roce 2018 jsme přešli na nový myTEAM a pracujeme s jeho moduly faktury a objednávky. Dokumentace dosud zůstává na SharePoint platformě,“ vysvětluje finanční ředitel Petr Sazovský.

Výběr systému

Při hledání vhodného softwaru pro danou oblast hrál určitě důležitou roli fakt, že BIKE FUN už s KVADOSem spolupracoval a mnoho let zde využívají kvadosí účetní systém VENTUS®. „Výběr myTEAMu byl tedy do značné míry předurčen naší předchozí pozitivní zkušeností s KVADOSem, zavádět si systém zcela nového dodavatele s sebou totiž může přinášet další zbytečné komplikace,“ říká Petr Sazovský, „samozřejmě jsme ale zvažovali i nabízené funkčnosti a náklady na pořízení systému.“

Naše řešení

V současnosti se systémem myTEAM pracuje okolo 30–35 zaměstnanců, kteří mají co do činění s objednávkami nebo fakturami. „Objednávky nyní vystavujeme mnohem důsledněji. Dříve jsme je řešili jen mailem, měli jsme smlouvu a to nám stačilo. Nový myTEAM je v tomto směru neoblomný, objednávka prostě musí existovat, aby mohla být následně zaúčtována faktura. A to je procesně naprosto správně, vyhneme se tak mnoha nesrovnalostem,“ říká Petr Sazovský.

Jedním z hlavních benefitů myTEAMu je podle Petra Sazovského to, že objednávky a faktury jsou plně digitalizovány. Pokud od dodavatele přijdou na papíře, jsou naskenovány a skartovány. Přínosem je také nastavený systém schvalování, kdy není třeba obíhat kolegy a sbírat podpisy, což se doposud v mnoha firmách podobné velikosti děje. V neposlední řadě myTEAM® dobře ošetřuje kontrolní mechanismy. „U schvalování objednávek i faktur funguje pravidlo čtyř, šesti, osmi někdy i deseti očí. Je tedy daleko vyšší jistota, že neprojde něco, by projít nemělo. Což jako člověk zodpovědný za finance jednoznačně kvituji,“ říká Petr Sazovský.

Vzhledem k tomu, že společnost BIKE FUN v posledních letech významně rostla a s tím i celá obchodní agenda, stojí za zmínku i nákladové hledisko. Faktury zde nyní mají na starosti dva lidé, u mnohých srovnatelně velkých firem je to 5–6 zaměstnanců. Zavedení myTEAM® se tedy každopádně vyplácí.

Řešení je navíc velmi slušně graficky zpracováno a ovládání je pro uživatele intuitivní. „Nemusíme tak pracovníky hodiny školit, jak a kam se co zadává, jak se schvaluje. Stačí vše ukázat a za pár minut se uživatel umí v systému pohybovat,“ říká Petr Sazovský.

Další plány

Do budoucna vidí v BIKE FUN řadu dalších cest, kudy by se produkt mohl vyvíjet, co by ještě mohl umět, co by mohl obstarávat. „Jednak se chceme zaměřit na další prohloubení stávajících modulů, jednak plánujeme rozjet vytěžování faktur – to je trend, který dříve či později zasáhne úplně všechny a rozhodně zde nechceme být pozadu. Inovace budou směřovat také do oblasti DMS, nyní jsme ve fázi úvah a přemýšlení, jak agendu smluv i ostatních dokumentů co nejlépe propojit s ostatními systémy. V hledáčku máme i mobilní aplikaci pro myTEAM, je to nevyhnutelné, protože spousta lidí je na cestách, pobíhá po schůzkách a fungovat jen na desktopech a laptopech není dnes udržitelné,“ říká Petr Sazovský.

BIKE FUN doporučuje

A pokud by na závěr mělo zaznít nějaké doporučení nebo rada, na co je při zavádění obdobného softwaru třeba pamatovat, vypichuje Petr Sazovský: „Určitě se nevyplatí podcenit implementaci. Je třeba pohlídat si, že řešení je na minimálně na 95 procent připravené, dřív rozhodně nespouštět. To mluvím z vlastní zkušenosti. Nenechte se tlačit termíny. A těm, co ještě váhají, bych jen vzkázal: je pět minut po dvanácté. Prostě musíte, chtějte!“

Zajímá vás více informací o projektu? Navrhneme řešení i pro vás! Kontaktujte nás, rádi se s vámi sejdeme.