Pryč s papírovými zápisky
Jsou tací, kteří si, byť jen ze zvyku, píší výstupy z porady do zápisníku nebo na obyčejný papír, ale ruku na srdce, kdo z nich má disciplínu si konkrétní úkoly zaznamenat do svého úkolovníku. Agenda Řízení porad přinesla v této věci velký skok díky jednoduché možnosti tvořit zápis elektronicky, přímo na poradě.
Pojďme si připomenout argumenty obhájců papíru:
„Já si to píšu jen pro sebe.“
I kdyby to dělal každý účastník, je reálné, že zápis všech bude jednotný? Když už to píšete, nechcete se podělit i s ostatními? Jak zápis distribuovat, kdo ho bude přepisovat?
„Lidé jsou na papír zvyklí.“
Zvyklí jsme byli všichni na mnohé. Je však potřeba se zamyslet na přidanou hodnotou a časem, který vám může elektronický zápis ušetřit!
„Nikdo na sebe nechce vzít břímě zapisovatele.“
Ale pokud to někdo udělá, slouží to všem. Je-li tedy porada správně organizována, je úkolem organizátora zajistit zápis, a zodpovídá za jeho obsah a distribuci. Velmi se nám osvědčila metoda, kdy se zápis promítá projektorem a vidí na něj v reálném čase úplně každý z účastníků. Kdokoli může připomínkovat, když mu zapsaná informace není srozumitelná nebo jasná, a to především u zadávaného úkolu. Přidanou hodnotou je pak zpravidla okamžitý zápis ze schůzky, a zároveň ušetřený čas při přepisování svých poznámek.
Pokud vás zajímají další témata v oblasti řízení porad, doporučujeme tyto články:
