Jak na přípravu pracovní porady?
Pravděpodobně každý z nás už zažil poradu, kdy odpočítával minuty do jejího konce. Důvodů může být spousta a my si pojmenujeme ty nejčastější:
- Jste účastníky porady, která se vás vůbec netýká.
- Neznáte cíl porady, protože organizátor zanedbal přípravu.
- Na poradu byla požadována příprava, ale vy jste to nevěděli.
- Měli jste mít splněných X úkolů, na které jste zapomněli.
- Porada byla naplánována v nevhodnou dobu.
Bez ohledu na to, jak porada probíhá, je potřeba se nejprve zamyslet nad poradou jako celkem. Před každou poradou, kterou se chystáme zorganizovat, si proto položme jednoduchou otázku: „Je tato porada opravdu bezpodmínečně nutná?“
Ve chvíli, kdy si budete na tuto otázku schopni odpovědět, můžete ušetřit spoustu času sobě, ale i potenciálním účastníkům. Přestože se v tomto článku nezabýváme podrobným rozborem porad, je třeba si přiznat, že někdy je lepší poradu opravdu neorganizovat a zvolit jiný komunikační nástroj.
Pokud tedy odpověď na uvedenou otázku zní „ano“, pak si pojďme poradu řádně připravit, protože právě nekvalitní příprava je nejčastějším důvodem rozladění účastníků a pocitu ztráty času.
Cíl porady
Buďme k sobě upřímní, porada pro poradu bez jednoznačného cíle nemá smysl. Pokud organizujete a rezervujete čas jiným osobám, je vhodné se zamyslet nad tím, co po nich vlastně chcete a jaký má být výstup z porady. Cíl porady je vždy první bod, u kterého bychom měli začít.
Místo a čas
Další důležité atributy pro kvalitně připravenou poradu. Proto i agenda Řízení porad podporuje synchronizaci se službou Microsoft Exchange, díky které je možné při plánování využít například Microsoft Outlook a sledovat kalendáře potenciálních účastníků v plánovaném termínu porady. Můžete tak eliminovat problém nevhodného termínu a místa a také riziko, že se schůzky nezúčastní lidé, bez kterých porada nemusí vůbec splnit účel nebo mít smysl.
Účastníci
Pozvání těch správných osob je jeden z nejdůležitějších bodů. Když pozvete účastníků příliš mnoho, je porada většinou neefektivní, a pokud nepozvete toho, kdo je na poradě důležitý, opět máte problém. Ano, velký oříšek. S tím vám myTEAM® samotný nepomůže. Může plánování usnadnit pozváním pravidelných účastníků jednotlivých typů porad, ale zbytek je na vás.
Agenda Řízení porad rozlišuje dva typy účastníků, a to interní a externí. U každého účastníka je pak možné nastavit jeho roli na poradě, což je velmi důležité například pro určení zapisovatele. Kromě rolí se u účastníků eviduje také jejich účast, zda na poradu dorazili, nebo ne.
Program porady
Jak bylo zmíněno, stanovení programu porady ušetří mnoho času jak organizátorovi, tak účastníkům. Ještě před odesláním pozvánky na poradu je možné v agendě Řízení porad vytvořit program porady. U každého bodu lze pak definovat jeho délku v minutách, připojit přílohy nebo změnit pořadí jednotlivých bodů programu.
Nutno zmínit, že program nemusí vždy definovat pouze organizátor porady. Právo na vytvoření nového bodu programu má kterýkoliv účastník – pokud tak učiní, generuje se e-mailová notifikace na organizátora, aby bod zařadil do programu.
Takto naplánovaná porada vás připraví na potenciální nová témata, která chtějí účastníci řešit mnohdy nad rámec definovaných bodů programu, což navyšuje celkový čas porady. Řízení porad přehledně zobrazuje také celkový čas porady a porovnává jej s tím, kolik času zabírají naplánované body programu.
Zajímá vás více procesní řízení dokumentů a správně zadané workflow? Nejdůležitější informace v dalších článcích!
