Směrnice usnadňují komunikaci na pracovišti

27. Dub 2020 | DMS

Profesionální prostředí vzniká na základě předem stanovených pravidel, aby se do provozních záležitostí nemohly promítat osobní pocity a emoce. „Pořádek dělá přátele“, říká se – a u pracovních vztahů to platí dvojnásob. Do toho navíc vstupuje zákon a legislativní nařízení, která je nutné bezpodmínečně dodržovat. Proto na pracovištích vznikají pravidla, která bývají promítnuta do směrnic. Směrnice nejen že umožňují formálně dodržovat zákon, ale řídí každodenní činnosti na pracovišti a chrání jak zaměstnance, tak zaměstnavatele.

Hladké zapojení do oběhu

Aplikace myTEAM® se o proces komunikace mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem stará od samotného počátku. Když do firmy nastoupí nový člověk, založí se mu v systému karta zaměstnance. Tam má nastavenu pozici a role, které bude v organizaci zastávat. Podle toho mu systém zobrazí směrnice, které se ho týkají. Jakmile je některá směrnice zaktualizovaná, pohlídá myTEAM®, aby zaměstnanec dostal upozornění formou úkolu.

Princip vzniku směrnice je v zásadě stejný jako u smluv. Nejprve je nutné zřídit pracovní skupinu, která se bude podílet na vytváření směrnice, aby byla v pořádku jak po legislativně právní stránce, tak po stránce věcné a odborné. Směrnice jsou odlišné od smluv tím, že jsou určeny z drtivé většiny případu pro interní použití a vznikají a používají se v různých místech firemní struktury (zatímco smlouvy většinou „promlouvají“ od vedení společnosti směrem ven).

Po vytvoření hlavičky s potřebnými informacemi je spuštěn připomínkovací a schvalovací proces. O přechod k dalšímu kroku procesu se stará správně nastavené workflow, díky kterému nemůžete na žádnou z fází zapomenout. Je důležité dobře nastavit podpisový řád, který, stejně jako u smluv, předurčuje podle daných pravidel to, kdo je povinná osoba pro připomínky a kdo pro schválení. To lze opět nastavovat nad různými organizačními jednotkami, rolemi a druhy směrnic. Po dokončení a schválení směrnice následuje publikace.

Na vědomost se dává

Publikování je možno komplexně nastavit definicí, kdo se má s danou směrnicí seznámit: lze přidat konkrétní osobu, roli, určit směrnici pro celou firmu nebo jen vybranou organizační jednotku. Tuto evidenci můžete v průběhu platnosti směrnice rozšiřovat, nebo ponechat a přidávat nové zaměstnance do rolí a organizačních jednotek. Protože se úkoly pro seznámení generují každou noc, mají je noví zaměstnanci k dispozici hned následujícího dne po přidání do organizační struktury. Odpadá tedy nutnost neustálé kontroly, směrnice jsou automaticky distribuovány ve chvílích, kdy je to nutné. Systém vygeneruje úkoly, které zaměstnanci splní tím, že si přečtou směrnici a potvrdí – jednoduché!

myTEAM® podporuje také seznamování písemnou formou, pokud je to vyžadováno. Zde je postup trochu jiný: příslušní pracovníci dostanou úkol, aby seznámení zajistili písemně. V úkolu na ně bude čekat sestava, kterou si vytisknou, nechají podepsat seznámení a onu podepsanou sestavu nahrají do systému, kde seznámení potvrdí za dané pracovníky.

Sestavy a reporty

Pokud vás zajímá, v jakém stavu je seznamování s danou směrnicí, můžete si to zobrazit hned několika způsoby. Nejobecnější pohled je přímo na konkrétní směrnici, kde lze shlédnout graf stavu seznamování včetně číselné hodnoty. Další možností je prohlédnout si seznam všech osob, které se mají aktuálně seznámit se směrnicí. Filtrem lze zobrazit jen ty, kteří již byli nebo nebyli seznámeni. Poslední variantou je zobrazení komplexní sestavy seznámení se směrnicí, která nabízí hned několik úhlů pohledu. Můžete se například podívat, s jakými směrnicemi se zatím seznámila zvolená osoba a jaké směrnice jí ještě chybí. Nebo se podívat na konkrétní směrnici a pro tuto si zobrazit, kdo se s ní již seznámil. Lze si také zobrazit seznamování pro celou organizační jednotku, a tak dále, a tak dále…

Směrnici můžete samozřejmě také revidovat, čas od času je to určitě žádoucí, abyste zohlednili aktuální dění ve firmě. V hlavičce si můžete nastavit periodické revize a systém vás upozorní, stejně jako u smluv.

Dokumentů jako jsou smlouvy nebo směrnice se ve firmě nezbavíte. Můžete si ale co nejvíce usnadnit práci s nimi a uvolnit ruce pro důležitější úkoly. Automatizace ovládla dnešní dobu a už dávno není záležitostí jen složitých technologií. Vstoupila do každodenního osobního i pracovního života. Nemusíte se však spokojit s tím, jak jsou procesy nastaveny jenom proto, že už to tak je odnepaměti. Udělejte první krok, myTEAM® vás bezpečně povede.

Chcete být v obraze? Odebírejte náš newsletter.

Kontaktujte nás