DOPRAVNÍ PODNIK OSTRAVA

O klientovi

Dopraví podnik Ostrava je společnost zajišťující provoz městské hromadné dopravy v Ostravě. Provozuje síť autobusových, tramvajových a trolejbusových linek, které jsou zahrnuty do Ostravského dopravního integrovaného systému. Za svou vizí být nejmodernějším městským dopravním podnikem v Česku, a potažmo i ve Střední Evropě, míří Dopravní podnik Ostrava vytrvale a důsledně. „Do naší strategie ale patří i modernizace vnitřních procesů v podniku, tak abychom zaměstnance co nejméně zatěžovali byrokracií a jejich umu a zkušeností naopak využili v práci pro cestující a ke zlepšení podmínek v hromadné dopravě,“ říká Patrik Elbl, vedoucí odboru ICT.

Výchozí stav

„Administrativy je v dopravním podniku moře. Věděli jsme, že potřebujeme komplexní a moderní software pro správu dokumentů, který zaměstnancům zajistí bezpečný přístup k interním datům a dokumentům včetně možnosti vyplnit nezbytné elektronické formuláře,“ popisuje Patrik Elbl. „A chtěli jsme, aby zavedení nového DMS řešení narovnalo stávající vnitřní procesy a zefektivnilo je.“ A tak začali hledat vhodné řešení.

Výběr systému

Ve vypsaném výběrovém řízení zvítězil KVADOS a jeho systém myTEAM®. „Rozhodovaly zkušenosti a stabilita dodavatele i cena,“ komentuje stručně Patrik Elbl. Od června 2018 probíhala analýza, koncem prázdnin započala implementace, poté se testovalo. V březnu 2019 byl nasazen produkční systém.

Naše řešení

V první fázi se zavedení DMS řešení myTEAM® dotklo všech administrativních pracovníků, celkem asi 500 uživatelů. Systém myTEAM® má na starosti podatelnu, oběh směrnic a smluv včetně příjmu a schvalování faktur, evidenci docházky i žádosti o nepřítomnost, pomáhá řídit porady i zadávat úkoly. Ve druhé fázi projektu by se systémem měli začít pracovat také řidiči a pracovníci v dělnických profesích, to už se bude jednat o více než dvě tisícovky osob. Vzhledem k velkému počtu faktur, které do ostravského podniku denně přicházejí, bylo nutné myTEAM® také propojit s nástrojem pro jejich automatické vytěžování. „Ze začátku jsme trochu nadávali, do čeho jsme se to pustili, my ajťáci jsme toho moc nenaspali, ale především jsme společně začali čistit prověřovat a zjednodušovat zavedené postupy. Na nastavené procesy jsme se začali dívat novou perspektivou, upravili jsme oběh konkrétních dokladů, veškerou příchozí poštu i faktury jsme zelektronizovali, zrychlili jsme jejich schvalování a podepisování. Dříve to trvalo 3 až 5 dnů, někdy i 10, dnes fakturu vyřídíme za 3 hodiny,“ říká Patrik Elbl.

DPO doporučuje

Když Patrik Elbl zpětně hodnotí průběh celého projektu, doporučuje na první pohled banální věc: nezanedbat přípravu. Ať už se jedná o samotný výběr systému, nebo o analýzu před jeho implementací. „Přestože se zdálo, že jsme dostatečně zmapovali stávající procesy spojené s oběhem dokumentů i naše aktuální i budoucí potřeby, nebyli jsme schopni předem rozklíčovat některé nástrahy. A to ani v průběhu testování systému.“ Doporučuje také během nasazování nového systému nezapomenout na plánování takzvaných „jednoduchých výher“: „Když se podaří zrealizovat třeba jen malou změnu, která běžnému uživateli ulehčí a zjednoduší práci, je to pro něj motivace, aby systém dále využíval, učil se v něm pracovat a aby jej práce v systému bavila. A to je důležité.“