Jak ovládnout oběh smluv a neztratit přehled?

2. Dub 2020 | DMS

Firemní dokumenty si často žijí svým vlastním životem. Obíhají jednotlivá pracoviště v různě dlouhých cyklech a některá schvalovací razítka se zdají být až miliardy světelných let vzdálená. Z povahy daného typu dokumenty však zcela jasně vyplývá dráha, kterou by měl oběhnout. Kolikrát se na jednom stole otočit a ke komu putovat dále.

Zrození smlouvy

Vše začíná po obchodním jednání, kde se dohodne sepsání smlouvy. Strana, která návrh smlouvy připravuje, nese na svých bedrech velkou zodpovědnost. Je nezbytné zajistit, aby všechny zainteresované osoby souhlasily s jejím obsahem a také ověřily, že je podmínky z takové smlouvy možné ustát a bez problémů dodržet po celou dobu její platnosti. Proto se ke smlouvám nejčastěji vyjadřují právníci, ale je prakticky nutné zahrnout do připomínkovacího procesu i management a experty na provozní problematiku.

Začínáme-li vytvářet smlouvu, je nutné nejdříve vytvořit tzv. hlavičku smlouvy, která bude sloužit pro zobrazování nejdůležitějších informací. Systém myTEAM® následně umožní díky těmto údajům smlouvu snadno najít pomocí fulltextového vyhledávání nebo filtrů. Hlavičku lze chápat jako složku, respektive spis, který obsahuje veškeré přidružené dokumenty a na které je nadepsáno, v jaké organizační jednotce společnosti vznikla a kdo se podílel na jejím vytváření. Na hlavičce smlouvy je navíc uvedena nejen historie všeho, co se v procesu vytváření smlouvy stalo, ale také veškeré osoby, kterým přišla pod ruku.

Bezpečný pohyb

Skrze přístupová práva lze definovat, kdo se k dané smlouvě dostane, kdo ji může číst a kdo upravovat. To všechno můžete nastavit ještě před tím, než samotná smlouva vznikne a i po jejím vzniku se práva dynamicky mění na základě toho, kdo smlouvu připomínkuje nebo schvaluje.

Námitka!

Po vytvoření hlavičky je možné postoupit smlouvu připomínkování, což je proces, kdy se jednotliví experti za různé obory ke smlouvě vyjadřují a dopisují své komentáře a doplňující informace. V tuto chvíli se totiž začíná smlouva přímo vytvářet, a to nejčastěji v klasickém textovém dokumentu (Word). Ten může být vytvořen ze šablony nebo se může začít na zelené louce.

Osoby, které mohou smlouvu vytvářet či se k ní vyjadřovat lze definovat dvěma způsoby: podpisovým řádem nebo ad hoc. Podpisový řád slouží obecně k nastavování pravidel, podle kterých se chovají různé procesy v myTEAM®.

Komplexita, s jakou můžeme proces připomínkování nastavit, je velká, a protože podpisový řád je ze své podstaty škálovatelný, není problém procesy nastavit jak pro malou, tak velkou firmu. Po připomínkovacím řízení se připomínky zapracují. Kolečko připomínkování a zapracování se může protočit vícekrát, než je pracovní skupina s výsledkem spokojena. A následuje schválení smlouvy.

Když se shodneme

Schvalování funguje na podobném principu, jako připomínkování, jen je striktnější a bývá nastavováno tak, aby smlouvu schválili opravdu všichni zainteresovaní. Dá se zde také pracovat s hodnotou smlouvy, takže například finanční ředitel ve větší společnosti nemusí starat o nákup balančních balónů za pár tisíc, takovou smlouvu schválí třeba jen vedoucí oddělení.

Pokud byla smlouva zamítnuta z formálních důvodů, může se znovu začít s připomínkovacím procesem a pracovní skupina může důvod zamítnutí odstranit. Pokud byla smlouvě vystavena jasná červená, může se smlouva zrušit a její příběh končí. Pokud ale byla schválena, je procesně vyřešeno, aby byla včas distribuována dalším podepisujícím stranám (např. tisk smlouvy a její odeslání přes doporučené psaní) a podepsána.

Smlouva často existuje i v papírové podobě, takže se po podepsání založí do příslušného pořadače a šanonu – i to lze poznačit na hlavičku a po uložení smlouva čeká (někdy i několik let) na svou revizi nebo konec své platnosti.

Vzájemné propojení

Během životnosti smlouvy k ní můžete přiřadit faktury, jiné smlouvy nebo ji lze odeslat přes podatelnu obchodnímu partnerovi či do registru smluv. Pomocí faktur můžete uskutečňovat finanční plnění smlouvy, vše je přehledně zobrazeno v grafech. Takto lze sledovat například dodavatelské smlouvy nebo smlouvy o službách.

Neustálý dohled

myTEAM® hlídá všechny smlouvy v systému a kontroluje jejich platnost nebo nastavené revize. Na hlavičce si totiž lze nastavit krom klasického hlídání platnosti také periodické revidování smlouvy, třeba roční revizi. To se nejvíce hodí u smluv, které jsou na dobu neurčitou – je dobré čas od času přehodnotit jejich přínos společnosti. Když se den sejde se dnem, systém vygeneruje úkol na správce smluv, který může začít zpracovávat její dodatek. Pokud již smlouvě dochází platnost, pak je správce smluv upozorněn a může rozhodnout o jejím prodloužení, revizi nebo ukončení.

 

Chcete být v obraze? Odebírejte náš newsletter.

Kontaktujte nás